Når paven dør eller abdiserer, suspenderes alle lederne for avdelingene i den romerske kurien (kardinaler og erkebiskoper) og medlemmene i disse kongregasjonene og rådene automatisk fra sine stillinger (også statssekretæren). Når den nye paven er valgt, forventes de alle å innlevere sine avskjedssøknader.
Unntaket fra regelen om suspensjon er camerlengo og storpønitentiaren. Selv under en sedisvakans må deres funksjoner fortsette.
To andre kardinaler fortsetter også i sine embeter, nemlig kardinalvikaren for bispedømmet Roma og erkepresten for Peterskirken og generalvikaren for Vatikanstaten (disse to siste embetene innehas av samme person).
Fra tre eller fire dager etter dødsfallet eller abdikasjonen vil alle kardinalene som er i Roma, ha et daglig møte som kalles generalkongregasjonen. De skal straks ta seg av følgende saker:
- når og hvordan legemet til den avdøde paven skal vises frem for de troende i Peterskirken
- vedta arrangementene for pavens begravelsesriter som skal feires i ni påfølgende dager (novemdiales) fra og med pavens begravelse, som skal skje mellom den fjerde og sjette dagen etter hans død
- gjøre rommene i Casa Santa Marta og Det sixtinske kapell klare til konklavet
- bestemme hvilke to klerikere, «kjent for sin sunne lære, visdom og moralske autoritet», som skal tale til kardinalene om Kirkens tilstand, og bestemme når talene skal holdes
- godkjenne utgiftene i forbindelse med pavens død
- bestemme dag og tid når konklavet skal begynne
Pavens begravelse, som skjer minimum fire og maksimum seks dager etter hans død, er starten på den ni dager lange offisielle sørgeperioden som kalles novemdiales eller «ni dager». Teoretisk har kardinalene ikke lov til å diskutere paveetterfølgelsen, selv med hverandre, før novemdiales.
Prosedyrereglene spesifiserer at konklavet må begynne minimum femten dager og maksimum tyve dager etter pavens bortgang eller abdikasjon.
Reglene for pavevalg
Pave Johannes Paul II endret disse reglene i konstitusjonen Universi Dominici Gregis («Hele Herrens hjord»), som ble promulgert den 22. februar 1996. Han beholdt i hovedtrekk den århundregamle ordningen, men han foretok enkelte justeringer. Blant de større er:
- Bedre boforhold
- Eneste valgmåte er ved skriftlig flertallsvalg
- Regelen om 2/3 flertall er ikke lenger absolutt (dette er siden endret igjen)
- De kardinalene som er for gamle til å stemme, kan likevel være med på de forberedende faser av valget
- Reglene om hemmeligholdelse og sikkerhet er innskjerpet og oppdatert
Pave Johannes Paul II avskaffet i 1996 to valgmetoder som tidligere var foreskrevet, men svært sjeldent brukt, nemlig «ved akklamasjon» (per acclamationem seu inspirationem) og «ved kommisjon» (per compromissum). «Ved akklamasjon» betyr at kardinalene quasi afflati Spiritu Sancto, «som på Den Hellige Ånds inspirasjon», fritt og spontant, enstemmig og høylydt, sluttet seg til et forslag og utropte en kandidat til pave uten å gå til avstemning. «Ved kommisjon» betyr at de ble enige om å delegere valget til en komité som de selv pekte ut og som måtte bestå av tre, fem, syv eller ni personer. Eneste valgmåte nå er ved skriftlig flertallsvalg (per scrutinium).
Ved skriftlig valg kreves 2/3 flertall. Dersom antallet avgitte stemmer er delelig med tre, er 2/3 flertall nok. Dersom antallet ikke er delelig på tre, legges én stemme til. To eksempler: hvis det er avgitt 132 stemmer, kreves det 88 stemmer (2/3) for å bli valgt. Hvis det er avgitt 131 stemmer (2/3 er 87,333), kreves det også 88 stemmer.
Johannes Paul IIs nye regler fra 1996 sier at hvis det ikke er valgt noen ny pave de første tre dagene, det vil si etter maksimalt ni valgomganger (1 + 4 + 4), skal det holdes en dags pause. I denne tiden skal kardinalene vie seg til bønn og uformelle diskusjoner. De skal også få en kort åndelig formaning. Etter denne pausen skal avstemningen gjenopptas. Hvis det etter enda syv valgomganger fortsatt ikke er noe resultat, skal det igjen holdes en dags pause med bønn og diskusjon. Etter nye syv resultatløse valgomganger skal det holdes en ny pause. Igjen avholdes det syv valgomganger.
Johannes Paul IIs regler sa at hvis det da etter maksimalt tretti valgomganger fortsatt ikke var valgt noen ny pave, skulle camerlengoen be kardinalene gi uttrykk for en mening om hvordan valget skkulle fortsette. Denne avgjørelsen skulle fattes med absolutt flertall (det vil si halvparten + 1). Dette flertallet blant kardinalene kunne vedta at pavevalget skulle foretas med absolutt flertall, eller de kunne bestemme at de to kandidatene med flest stemmer i siste valgomgang skulle gå til en slags «finale», hvor den ble valgt som fikk flest stemmer.
Denne bestemmelsen førte til mange spekulasjoner om muligheten for et langtrukkent konklave hvor et målbevisst flertall som ikke var i stand til å oppnå 2/3 flertall for sin kandidat, ganske enkelt kunne lene seg tilbake og vente på det tidspunktet hvor de kunne endre reglene og få valgt sin mann. Pave Benedikt XVI benyttet første og beste anledning til å endre sin forgjengers omstridte bestemmelse i artikkel 75 av Universi Dominici Gregis gjennom sin Motu proprio De aliquibus mutationibus in normis de electione Romani Pontificis av 22. februar 2007. Nå er det igjen nødvendig med 2/3 flertall.
Straks en kandidat oppnår tilstrekkelig flertall, vil det bryte ut applaus i konklavet fordi det da er valgt en ny pave. Den rangyngste kardinaldiakonen vil tilkalle kardinalkollegiets sekretær og den pavelige seremonimester. Kardinalkollegiets dekanus går frem til den nyvalgte paven og spør på latin: Acceptasne electionem canonicam in Summum pontificem de te factam? («Aksepterer du ditt kanoniske valg til øverste pontiff?») Fra det øyeblikk kandidaten uttaler ordet Accepto («Jeg aksepterer»), er han pave i kanonisk forstand, og konklavet er over.